Isännöinnin vaihtamisen tarkistuslista pienelle taloyhtiölle.

Kirjatkaa ensin, mikä nykyisessä toimintatavassa ei toimi ja millaista apua tarvitaan. Vaihtaminen ei ole itseisarvo: joskus tarkempi työnjako tai palvelun sisällön päivittäminen ratkaisee ongelman.

• Yhtiön nimi, sijainti, huoneistomäärä ja yhteyshenkilö.
• Taloushallinnon tila, pankkitilit, ostolaskut ja mahdolliset yhtiölainat.
• Tulevat korjaukset, avoimet vahingot ja muut erityistilanteet.
• Mitä hallitus haluaa hoitaa itse ja mitä palvelulta odotetaan.

Kiinteistöliiton mukaan hallitus valitsee ja tarvittaessa vaihtaa isännöitsijän sekä solmii ja valvoo isännöintisopimusta. Tarkistakaa myös yhtiökohtaiset edellytykset ja tarvittaessa asiantuntija-apu.

• Pyytäkää tarjoukset samoilla lähtötiedoilla ja verratkaa myös aloitusta ja erillistöitä.
• Lukekaa nykyisen sopimuksen päättämistä, määräaikaisuutta ja irtisanomista koskevat ehdot. Älkää olettako yleistä irtisanomisaikaa.
• Vahvistakaa uuden sopimuksen palvelusisältö, vastuut, hinta ja aloituspäivä kirjallisesti.
• Dokumentoikaa hallituksen päätökset ja sopikaa, kuka hoitaa siirtymän yhteydenpidon.

Sopikaa vanhan ja uuden toimijan kanssa aineiston toimitustapa, ajankohta ja vastaanottaja. Älkää lähettäkö asiakirjoja, henkilötietoja tai pankkitunnuksia avoimella tarjouspyyntölomakkeella.

• Kirjanpito, tilinpäätökset, vastikkeet, saatavat ja velat sekä sovitut talouden lähtötiedot.
• Yhtiöjärjestys, pöytäkirjat, sopimukset ja ajantasaiset yhteystiedot.
• Osakeluettelon ja HTJ-tietojen tilanne sekä avoimet hankkeet ja ilmoitukset.
• Pankki- ja järjestelmävaltuuksien turvallinen järjestäminen asianmukaisten kanavien kautta — ei tunnusten luovuttamista.
• Vahvistus vastaanotetuista aineistoista, puutteista ja niiden selvitysvastuusta.
• Ensimmäisen raportoinnin ja yhteydenpidon toimintatapa.

Kiinteistöliitto: isännöinti taloyhtiössä. Tarkistuslista on käytännön valmisteluapu, ei yhtiökohtainen oikeudellinen arvio tai sopimusehto.

Tämä opas auttaa valmistautumaan; palvelun lopullinen sisältö ja vastuut määritellään sopimuksessa. Yhtiön tai kohteen erityistilanne arvioidaan erikseen.